Projet bien préparé est à moitié achevé !

28 April 2016

3 mois de retard suite à une mauvaise préparation du projet, un classique

La majorité des entreprises se lance immédiatement dans l’exécution de leur projet dès la signature du contrat. Le projet démarre sur les chapeaux de roue. Tout se passe bien. Au premier imprévu majeur, analyse des causes, recherche de solution, discussion avec les parties prenantes, le projet commence à prendre du retard.

D’après nos 10 ans d’expérience en performance des projets, nous avons observé qu’une majorité de ces imprévus peuvent être évités grâce à une bonne préparation du projet. Malheureusement, les entreprises consacrent encore peu de moyens à cette phase de préparation. Est-ce parce qu’elles en sous-estiment l’importance ou par manque de savoir-faire ? Quel qu’en soient les raisons, cette phase de préparation est primordiale et contribue à minima à 50% au succès du projet.

A l’instar du domaine sportif, cette phase préparatoire est fondamentale dans le cadre de grande compétition. Par exemple, les joueurs de football misent sur cette phase pour préparer leur condition physique, développer leurs tactiques de jeu et acquérir les automatismes du jeu collectif.

Les équipes projets comme les équipes de football ont besoin de cette phase préparatoire pour travailler leur coordination et planifier leurs activités avant le kick off.

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En quoi consiste cette phase de préparation

A l’origine du projet, il y a une idée, une ambition. Chaque acteur l’interprète à travers son expérience, de sorte qu’il y ait autant de scénarios que d’acteurs. En conséquence, il est nécessaire d’assurer une convergence du projet autour des enjeux, des objectifs et du périmètre, afin de constituer l’équipe projet adéquate et le plan de marche opérationnel. La préparation du projet s’inscrit dans cette optique de convergence en formalisant ces éléments pour aligner tous les acteurs de l’entreprise, de l’équipe dirigeante aux équipes opérationnelles. Ceci permet à chaque acteur d’assimiler les enjeux du projet, ses propres objectifs et sa contribution pour que le projet soit un succès.

Il existe plusieurs approches selon le secteur d’activité de l’entreprise et sa maturité de la culture projet. La qualité des préparations est très hétérogène et repose sur la méthodologie et le savoir-faire des intervenants. D’après notre expérience, nous recommandons de formaliser en premier les enjeux et les objectifs. Cet exercice délimite le cadre du projet (périmètre de travail, moyens, budget…) et identifie les points flous à éclaircir.

 

Un plan de marche opérationnel réussi

Après la convergence des enjeux et des objectifs, il convient de s’intéresser au plan de marche opérationnel. Ce plan de marche commence par la constitution de l’équipe projet, en identifiant les bons acteurs (comportement et compétence) et en formalisant leurs rôles et responsabilités au sein du projet.

S’ensuit la définition des grandes phases du projet. Il s’agit de définir les livrables, les activités, les jalons et d’identifier les contributeurs clés de l’entreprise. Il est important de réaliser ce travail en collaboration avec l’équipe projet et ses contributeurs clés pour obtenir leur adhésion. L’existence d’une méthodologie projet au sein de l’entreprise se révèle très utile et permet un gain de temps considérable.

La formalisation de ces livrables et de ces activités dans le temps constitue le planning du projet. Cette construction du planning a l’avantage de donner une vision globale. Elle permet de synchroniser les différentes activités de l’entreprise au sein du projet, d’identifier les chemins critiques et de calculer une durée réaliste du projet. Il s’agit de la feuille de route à suivre et à mettre à jour durant la phase exécutive.

Avec cette feuille de route, il est conseillé de construire le portefeuille de risques et d’opportunités. Cette construction est à faire avec l’ensemble des parties prenantes pour anticiper de manière exhaustive les aléas et définir les plans d’actions associés dont elles seront responsables.

La phase préparatoire se termine en définissant la gouvernance du projet ainsi que les indicateurs clés pour piloter la trajectoire du projet. A cet effet, le management visuel est un outil très efficace en la matière. Il est facile à mettre en œuvre et permet de fédérer les équipes.

 

Le plan de management du projet

La durée de la phase de préparation varie selon la typologie des projets, de quelques mois à plusieurs années. D’après notre expérience, nous conseillons de dédier 15% à 20% du temps pour bien réaliser cette phase. Le livrable attendu est la formalisation du « plan de management de projet » qui regroupe l’ensemble des livrables clés nécessaire pour bien démarrer le projet.

 

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