La performance projet se joue déjà pendant la phase d’offre

2 September 2015

En 2014,  l’étude du Standish Group sur les pourcentages de réussite et d’échec des projets de développement logiciel indique que globalement le taux de succès est uniquement de 16% alors que 52% ont manqué au moins un des objectifs du fameux triangle QCD (Qualité, Coût, Délai) et qu’enfin 31% des projets ont été stoppés. En considérant l’ensemble des projets de tout type, le pourcentage de succès n’est toujours que de 30% environ.

Il existe beaucoup de raisons expliquant ces mauvaises statistiques. Et lorsque nous échangeons avec des Directeurs de Programmes ou des Directeurs de Business Unit, il est intéressant de voir à quel point la phase d’offre n’est plus en mémoire. L’ensemble des obstacles et des difficultés arriveraient-ils donc en phase de projet ? Sans aucun doute. Leurs causes seraient-elles survenues en phase de projet ? Pour partie oui, mais la phase d’offre n’est pas en reste. C’est aussi ce qui est énoncé si l’on plonge plus en détail dans l’étude dont il est question plus tôt. Dans le Top 10 des raisons analysant les 83% de projets arrêtés ou en difficultés nous retrouvons 5 raisons qui sont imputables à la phase d’offre… 50% tout de même donc.

Il est aussi remarquable de voir que les cabinets de conseil en gestion de projet sont, la plupart du temps, appelés au début d’un projet ou en cours de réalisation pour restructurer, améliorer, former, changer les méthodes ou les outils, auditer et mettre en place des plans d’actions. Nous traitons là les impacts donc. Mais comme pour une bonne gestion des risques, il est important de s’attaquer aux causes en réduisant leur probabilité d’occurrence. Heureusement, certaines entreprises ont assimilés ce point et nous les accompagnons sur le chemin de la performance.

Si l’on utilise les termes du Project Management Institute (PMI) qui définit les 5 groupes de process s’apparentant au cycle de vie d’un projet, les phases Initiation et Planning se trouvent en réalité pour partie pendant la phase d’offre. En effet, cette dernière est déjà le début de la phase projet où les plannings, ressources, coûts et périmètres seront estimés, définis et validés et établirons une base de comparaison utilisée pour établir les objectifs et pour évaluer le succès ou non d’un projet.

Ainsi, il est important et nécessaire que les entreprises prennent conscience qu’une part non négligeable des améliorations possibles de performance projet se trouve en amont. La planification d’un projet, au sens global et non uniquement calendaire, est la phase sur laquelle l’entreprise doit savoir investir pour s’assurer une atteinte des objectifs. Ainsi et comme le montre les expériences, mieux et plus sérieusement cette base est construite, plus le projet a de chances d’être un succès. Il est donc essentiel pour les entreprises que les responsables d’offres soient de véritables chefs de projet. Ou tout du moins qu’ils soient accompagnés afin de ne pas oublier de traiter les causes d’échecs futurs telles que l’estimation des coûts, l’estimation planning, les exigences incomplètes ou non traitées, ou encore les incohérences entre planning, ressource et coûts. Malheureusement ce n’est pas encore assez le cas. Il suffit en effet de voir le travail conséquent des équipes projet pour établir une nouvelle base « réaliste », une fois l’offre remportée, cette base étant la plus part du temps déjà un recovery plan.

Bien sûr il n’y a pas de généralité, mais plutôt une tendance, et tout n’est pas dû à la phase d’offre, loin de là. Alors afin d’améliorer au moins les statistiques, let’s make it right on the first time.

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